Últimamente, muchos de nuestros lectores que dirigen agencias de WordPress nos han estado preguntando cómo pueden enviar fácilmente informes de mantenimiento a sus clientes.
Para que los sitios web de WordPress de sus clientes funcionen sin problemas, es necesario realizar un mantenimiento constante. Pero más allá de las tareas técnicas, una comunicación clara es fundamental para generar confianza y demostrar el valor que usted aporta.
En este artículo, le mostraremos cómo crear un informe de mantenimiento de WordPress para clientes.
Por qué los informes de mantenimiento son importantes para los clientes
Los informes de mantenimiento periódicos de WordPress son más que una mera formalidad. Mejoran la comunicación con tus clientes, muestran tu experiencia y demuestran el valor de tus servicios de mantenimiento continuo del sitio web.
Al mantener a sus clientes informados y sus sitios web saludables, puede generar confianza y fortalecer relaciones a largo plazo.
Por ejemplo, los clientes confían en usted para que les administre sus sitios web de WordPress, a menudo sin comprender el trabajo técnico que implica. Los informes detallados pueden llenar ese vacío de conocimiento, mostrando el trabajo realizado entre bastidores y generando confianza en sus capacidades.
Al documentar claramente cada actividad de mantenimiento, demuestras responsabilidad. A los clientes les gustará saber que eres proactivo en el mantenimiento del estado de su sitio, lo que les da la tranquilidad de saber que sus sitios web están en buenas manos.
Ahora, veamos qué incluir en los informes de mantenimiento del sitio web de WordPress para los clientes.
Qué incluir en un informe de mantenimiento del cliente
Cuando se trata de crear informes de mantenimiento de clientes, es posible que sienta la tentación de incluir todos los detalles.
Sin embargo, el propósito del informe debe ser brindar a los clientes una descripción general rápida del trabajo que ha realizado y mostrar métricas que sean importantes para su negocio.
A continuación se indican algunas cosas importantes que debe incluir el informe:
- Actualizaciones de seguridad: Es posible que los clientes no comprendan la jerga técnica, pero valoran la seguridad. Mencione brevemente las actualizaciones completadas para el núcleo, los temas y los complementos de WordPress. También puede destacar cómo estas actualizaciones solucionan vulnerabilidades y mantienen el sitio web a salvo de ataques maliciosos.
- Copias de seguridad: Garantiza a tus clientes que los datos de su sitio web están seguros. Explica brevemente tu proceso de copia de seguridad, incluida la frecuencia y la ubicación de almacenamiento. Mencionar una ubicación de copia de seguridad externa o en la nube, como Google Drive o Dropbox, agrega una capa adicional de confianza.
- Optimización del rendimiento: La velocidad del sitio web afecta directamente la experiencia del usuario y el SEO de WordPress. En el informe, también puedes explicar brevemente los pasos que se han tomado para mejorar el rendimiento del sitio web. Estos pueden incluir actualizaciones de complementos u optimización de imágenes para que los clientes tengan una idea del esfuerzo que se está haciendo.
- Monitoreo del tiempo de actividad: Si supervisa el tiempo de actividad de un sitio web, incluya el porcentaje de tiempo de actividad general. Explique brevemente la importancia de un tiempo de actividad alto para la experiencia del usuario y la clasificación en los motores de búsqueda.
- Tareas manuales realizadas: También puedes incluir cualquier tarea adicional que hayas completado para el sitio web, como correcciones de errores, actualizaciones de contenido, nuevas publicaciones de blog o páginas de destino, o nuevas funciones.
Dicho esto, veamos cómo crear un informe de mantenimiento de WordPress para sus clientes.
Cómo crear un informe de mantenimiento en WordPress
La forma más sencilla de enviar informes de mantenimiento de WordPress a los clientes es mediante un complemento como Informes de clientes de WP.
Es un complemento gratuito de WordPress ideal para autónomos, agencias y administradores de sitios web para la creación de informes.
WP Client Reports hace un seguimiento de las actualizaciones realizadas a los complementos, temas y archivos principales de WordPress. También muestra las publicaciones, páginas y comentarios nuevos que haya agregado al sitio web.
Para este tutorial, utilizaremos la versión gratuita de WP-Client Reports, que es la mejor para la mayoría de los usuarios.
Sin embargo, también está disponible una versión de pago que incluye una marca personalizada. Puedes agregar tu propio logotipo, programar informes para enviarlos automáticamente a los clientes, agregar notas de mantenimiento e integrarlos con otras herramientas y complementos.
En primer lugar, deberá instalar y activar el complemento WP Client Reports. Si necesita ayuda, consulte nuestra guía sobre cómo instalar un complemento de WordPress.
Tras la activación, puedes dirigirte a Configuración » Informes de clientes de WP Desde el panel de WordPress, verás la configuración de correo electrónico para tus informes.
Por ejemplo, puede cambiar la parte principal del informe, ingresar direcciones de correo electrónico para enviar el informe, ingresar la dirección de correo electrónico de envío y más.
Si se desplaza hacia abajo, verá más opciones, como agregar un nombre de sitio, una introducción de correo electrónico y editar el texto del pie de página del correo electrónico.
También existe una opción para realizar un seguimiento de las actualizaciones de software y del contenido del sitio. Asegúrese de que estas dos opciones estén habilitadas.
Una vez hecho esto, puedes hacer clic en el botón “Guardar configuración”.
Ahora, puede ver los informes del cliente haciendo clic en el botón «Ver informes».
En el informe, puedes mostrar a los clientes las actualizaciones totales que realizaste en su sitio web.
Entre ellas se incluyen las actualizaciones del núcleo de WordPress, las actualizaciones de complementos y las actualizaciones de temas. También existe una opción para seleccionar el rango de fechas y mostrar las estadísticas de un período de tiempo específico.
Por ejemplo, el complemento mostrará estadísticas de mantenimiento de los últimos 30 días de forma predeterminada.
La mejor parte de WP Client Reports es que muestra qué archivos, complementos y temas se actualizaron junto con su número de versión antiguo y nuevo.
Además, su cliente también verá el total de publicaciones, páginas y comentarios agregados.
Una vez que esté satisfecho con el informe, el siguiente paso es enviarlo a sus clientes.
Simplemente haga clic en el botón “Enviar informe por correo electrónico” en la parte superior.
A continuación, se abrirá una ventana emergente.
Puede consultar el título del informe e ingresar las direcciones de correo electrónico de sus clientes en el campo «Enviar correo electrónico del informe a».
También hay un campo para ‘Introducción al correo electrónico del informe’ donde puede agregar detalles adicionales como copia de seguridad del sitio web, actualizaciones de seguridad, monitoreo del tiempo de actividad, optimización del rendimiento y cualquier otra tarea de mantenimiento que haya realizado manualmente.
Una vez hecho esto, simplemente haga clic en el botón “Enviar ahora”.
¡Eso es todo! Has creado y enviado con éxito un informe de mantenimiento de WordPress a tus clientes.
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Al externalizar el desarrollo y otras tareas complejas, puede centrarse en las operaciones comerciales principales y dejar que los expertos se encarguen de las tareas técnicas. Esto también le ayudará a ahorrar tiempo, obtener orientación de expertos, crear funcionalidades personalizadas y obtener soporte técnico para su sitio.
Hay muchas empresas de desarrollo de WordPress con las que puedes asociarte.
Por ejemplo, con nuestros Servicios de Mantenimiento y Soporte de WordPress, puede dejar que nuestro equipo de expertos en WordPress se encargue de todo el mantenimiento de WordPress.
Esto incluye copias de seguridad en la nube, actualización de archivos principales, mantenimiento de complementos y temas actualizados, monitoreo continuo del tiempo de actividad, optimización de la velocidad, informes detallados de mantenimiento del sitio web y soporte las 24 horas, los 7 días de la semana.
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Esperamos que este artículo te haya ayudado a aprender a crear un informe de mantenimiento de WordPress para los clientes. También puedes consultar nuestra guía sobre cómo reparar el archivo .htaccess de WordPress y nuestra explicación sobre el modo de mantenimiento y el de próximamente.
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Fuente: Cómo crear un informe de mantenimiento de WordPress para los clientes