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    Plantillas de gesti贸n de proyectos: la clave para mejorar su flujo de trabajo

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    El a帽o pasado, Rachel McPherson comparti贸 9 formas de organizar proyectos creativos exitosos. Es un art铆culo muy 煤til que destaca las principales cosas que debe hacer si desea brindar un mayor control y organizaci贸n a su flujo de trabajo de dise帽o web.

    Consejo #2: Aproveche una herramienta de gesti贸n de proyectos, es en el que me quiero centrar hoy. Espec铆ficamente, quiero ver algunas de las mejores herramientas para dise帽adores web, c贸mo elegir la adecuada para ti, y tambi茅n darte una lecci贸n r谩pida sobre c贸mo usar las plantillas de gesti贸n de proyectos para mejorar tu flujo de trabajo.

    C贸mo elegir la mejor herramienta de gesti贸n de proyectos para usted

    Al considerar una plataforma de gesti贸n de proyectos para su negocio de dise帽o web, aqu铆 hay algunas cosas a las que debe prestar atenci贸n:

    Herramientas de dise帽o gen茅ricas vs. web

    Estas son cuatro herramientas de gesti贸n de proyectos con las que le recomendar铆a comenzar:

    De los cuatro, InVision es el 煤nico hecho estrictamente para el proceso de dise帽o web. Como tal, hay un mayor 茅nfasis en la gesti贸n del trabajo de dise帽o.

    Aqu铆 puede ver c贸mo colaborar dentro de los dise帽os, prototipos, estructuras al谩mbricas, etc. cargados:

    Y este es un ejemplo de c贸mo InVision le permite crear flujos de trabajo espec铆ficos de dise帽o para usted mismo:

    Flujo de trabajo de InVision

    Hay limitaciones en lo que puede hacer con una herramienta de administraci贸n de tareas de dise帽o, por lo que puede encontrar una de las otras opciones como una mejor opci贸n si su objetivo es brindar un mayor control a los proyectos, la comunicaci贸n con el cliente y la colaboraci贸n en equipo.

    Gratis vs Pagado

    La mayor铆a del software de administraci贸n de tareas que encontrar谩 viene con un plan gratuito, generalmente para una persona o con una limitaci贸n estricta en la cantidad de proyectos, o con una prueba gratuita.

    Aqu铆 hay un ejemplo de Trabajo en equipo:

    Precios del trabajo en equipo

    Por lo general, puede tener una buena idea de si una plataforma ser谩 adecuada para usted o no en 15 minutos. Esto es bueno ya que le permite probar una herramienta antes de agregar otro gasto comercial.

    Vista de flujo de trabajo

    Las herramientas de gesti贸n de proyectos ofrecen una variedad de estilos y vistas de flujo de trabajo.

    Este es un ejemplo de Asana de una vista de calendario:

    Calendario de asanas

    Este es mi estilo preferido ya que trabajo en asignaciones 煤nicas y de corto plazo en lugar de trabajos m谩s largos que requieren una mayor organizaci贸n de tareas, subtareas y cronogramas. Asana tambi茅n tiene vistas de lista y tableros kanban.

    Aqu铆 hay un ejemplo de Trello de un tablero kanban:

    Gesti贸n de tareas de Trello

    B谩sicamente, crea carpetas de alto nivel dedicadas a cada cliente (tambi茅n puede dividirlas a nivel de proyecto). Dentro de cada tablero, cree columnas para cada fase de su proyecto. Las cartas que se encuentran debajo de ellas se dedican a cada una de tus tareas. Si prefiere este tipo de sistema de clasificaci贸n de tarjetas y visualizaci贸n, Trello es una excelente opci贸n.

    Otra plataforma que recomiendo encarecidamente es Wrike y se debe a su flexibilidad en las vistas del flujo de trabajo:

    Mesas:
    Tablas de Wrike

    Tableros:
    Tableros de Wrike

    Liza:
    Listas de Wrike

    Todas las mismas tareas est谩n presentes; simplemente se muestran de manera diferente.

    En resumen, sugerir铆a:

    • 谩sana para dise帽adores que trabajan en trabajos m谩s peque帽os o m谩s cortos.
    • Trello para dise帽adores que necesitan un mayor control sobre las fases m谩s largas del proyecto.
    • wrike para dise帽adores que tienen un equipo y una lista de clientes en crecimiento y quieren ofrecerles m谩s flexibilidad.

    Caracter铆sticas

    Aseg煤rese de pensar en las caracter铆sticas que m谩s le importan y que le ayudar谩n a adquirir el grado de control que desea sobre los proyectos. Aqu铆 hay algunas caracter铆sticas notables de estas plataformas de gesti贸n de proyectos:

    谩sana

    • Vistas de calendario, lista y kanban
    • 脕rea de chat interno
    • Creaci贸n de tareas y subtareas
    • Clonaci贸n de tareas y proyectos
    • Organizaci贸n por color
    • Gesti贸n de tareas de arrastrar y soltar
    • Integrar software de seguimiento de tiempo

    Trello

    • Vista Kanban
    • Chatea directamente dentro de las tarjetas
    • Use tarjetas para crear tareas o agregue listas de verificaci贸n a tarjetas individuales
    • Organizaci贸n de arrastrar y soltar
    • Clonaci贸n de tarjetas y listas

    wrike

    • Vistas de tabla, lista y tablero kanban
    • Bandeja de entrada interna para comunicaciones directas con el equipo y los clientes
    • Lista de tareas personales o acceso a proyectos completos
    • Establecer plazos completos para cada tarea
    • Personalizar el estado de las tareas
    • Exporte listas y util铆celas como plantillas reimportables

    Antes de actualizar a cualquier herramienta premium, t贸mese un tiempo para familiarizarse con el producto base (gratuito). Una vez que haya encontrado uno que le quede bien, puede actualizar cuando sea el momento adecuado.

    Plantillas para flujos de trabajo mejorados

    Hay tantas cosas geniales que resultan del uso de herramientas de gesti贸n de proyectos para un flujo de trabajo de dise帽o web:

    • Centralizaci贸n de comunicaciones, archivos, actualizaciones de estado, etc.
    • Mayor control sobre los proyectos y todas las tareas asociadas
    • Mejor cumplimiento de los horarios.
    • Mejora de la comunicaci贸n con clientes y equipos.
    • Colaboraci贸n m谩s eficiente
    • Mayor responsabilidad de todas las partes involucradas
    • Resultados m谩s consistentes y de mayor calidad.
    • Automatizaci贸n del flujo de trabajo

    Creo que cada uno de los puntos anteriores, excepto quiz谩s el 煤ltimo, son obvios cuando observa c贸mo funcionan estas herramientas de gesti贸n de proyectos. Sin embargo, si alguna vez so帽贸 con trabajar menos y ganar m谩s dinero, realmente deber铆a aprovechar la automatizaci贸n.

    Espec铆ficamente, estoy hablando de plantillas de gesti贸n de proyectos.

    Para demostrar este punto, usar茅 Trello para crear tableros de proyectos, flujos de trabajo y listas de verificaci贸n preconfigurados. Siga para ver lo f谩cil que es hacer esto con las herramientas de gesti贸n de proyectos:

    1. Crear un nuevo tablero

    En la esquina superior derecha, seleccione 芦Crear tablero禄.

    1-Crear Tablero

    N贸mbrelo, agregue su equipo y cree.

    2. Crear Fases del Proyecto

    Esto es con lo que comenzar谩s:

    2. Pizarra en blanco de Trello

    Para crear sus fases (conocidas como 芦Listas禄 en Trello), comience a escribir.

    3-Fases de Trello

    Haz los cubos tan grandes o tan peque帽os como quieras. La estructura organizativa y el flujo de trabajo dependen de usted.

    3. Agregar Tareas a las Fases

    En la siguiente parte, puedes decidir qu茅 tan amplia o espec铆fica quieres que sea cada tarea (o tarjeta). Para mi propia organizaci贸n, asigno una tarea a una tarjeta:

    4-Tareas de Trello

    Sin embargo, es posible que prefiera crear una tarea amplia y luego dividir los pasos dentro de la tarjeta utilizando la funci贸n de lista de verificaci贸n:

    5-Lista de verificaci贸n de Trello

    Nuevamente, depende de usted decidir c贸mo desea administrar sus proyectos aqu铆.

    4. Copia la plantilla

    Con la carpeta, las fases y las tareas de su proyecto desglosadas, esta plantilla ahora est谩 lista para que la use.

    Para copiar un proyecto (tablero), haga clic en 芦…Mostrar men煤禄 en la parte superior derecha. Expande la opci贸n 鈥溾谩s鈥. Luego, seleccione 芦Copiar tablero禄.

    Tablero de 6 copias

    Para copiar solo una de las fases de su proyecto (listas), haga clic en 芦…禄 en la esquina superior derecha de la lista. Seleccione 芦Copiar lista禄.

    Lista de 7 copias

    Y para copiar una tarea individual (tarjeta), haga clic en el bot贸n 芦Copiar禄 en Acciones.

    Tarjeta de 8 copias

    Si puedes creerlo, es realmente tan f谩cil como eso. Simplemente divida su flujo de trabajo como mejor pueda administrarlo. Entonces, 隆c贸pialo!

    Terminando

    Si ha estado usando herramientas de administraci贸n de proyectos ineficientes o ha confiado en demasiadas hojas de c谩lculo para mantener todo en orden hasta ahora, es hora de un cambio. Hay tanto que puede hacer con la herramienta de administraci贸n de proyectos adecuada, sin mencionar los beneficios de ahorro de tiempo y aumento de ganancias que se obtienen al crear plantillas para su proceso con ellos.

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