El año pasado, Rachel McPherson compartió 9 formas de organizar proyectos creativos exitosos. Es un artículo muy útil que destaca las principales cosas que debe hacer si desea brindar un mayor control y organización a su flujo de trabajo de diseño web.
Consejo #2: Aproveche una herramienta de gestión de proyectos, es en el que me quiero centrar hoy. Específicamente, quiero ver algunas de las mejores herramientas para diseñadores web, cómo elegir la adecuada para ti, y también darte una lección rápida sobre cómo usar las plantillas de gestión de proyectos para mejorar tu flujo de trabajo.
Cómo elegir la mejor herramienta de gestión de proyectos para usted
Al considerar una plataforma de gestión de proyectos para su negocio de diseño web, aquí hay algunas cosas a las que debe prestar atención:
Herramientas de diseño genéricas vs. web
Estas son cuatro herramientas de gestión de proyectos con las que le recomendaría comenzar:
De los cuatro, InVision es el único hecho estrictamente para el proceso de diseño web. Como tal, hay un mayor énfasis en la gestión del trabajo de diseño.
Aquí puede ver cómo colaborar dentro de los diseños, prototipos, estructuras alámbricas, etc. cargados:
Y este es un ejemplo de cómo InVision le permite crear flujos de trabajo específicos de diseño para usted mismo:
Hay limitaciones en lo que puede hacer con una herramienta de administración de tareas de diseño, por lo que puede encontrar una de las otras opciones como una mejor opción si su objetivo es brindar un mayor control a los proyectos, la comunicación con el cliente y la colaboración en equipo.
Gratis vs Pagado
La mayoría del software de administración de tareas que encontrará viene con un plan gratuito, generalmente para una persona o con una limitación estricta en la cantidad de proyectos, o con una prueba gratuita.
Aquí hay un ejemplo de Trabajo en equipo:
Por lo general, puede tener una buena idea de si una plataforma será adecuada para usted o no en 15 minutos. Esto es bueno ya que le permite probar una herramienta antes de agregar otro gasto comercial.
Vista de flujo de trabajo
Las herramientas de gestión de proyectos ofrecen una variedad de estilos y vistas de flujo de trabajo.
Este es un ejemplo de Asana de una vista de calendario:
Este es mi estilo preferido ya que trabajo en asignaciones únicas y de corto plazo en lugar de trabajos más largos que requieren una mayor organización de tareas, subtareas y cronogramas. Asana también tiene vistas de lista y tableros kanban.
Aquí hay un ejemplo de Trello de un tablero kanban:
Básicamente, crea carpetas de alto nivel dedicadas a cada cliente (también puede dividirlas a nivel de proyecto). Dentro de cada tablero, cree columnas para cada fase de su proyecto. Las cartas que se encuentran debajo de ellas se dedican a cada una de tus tareas. Si prefiere este tipo de sistema de clasificación de tarjetas y visualización, Trello es una excelente opción.
Otra plataforma que recomiendo encarecidamente es Wrike y se debe a su flexibilidad en las vistas del flujo de trabajo:
Mesas:
Tableros:
Liza:
Todas las mismas tareas están presentes; simplemente se muestran de manera diferente.
En resumen, sugeriría:
- ásana para diseñadores que trabajan en trabajos más pequeños o más cortos.
- Trello para diseñadores que necesitan un mayor control sobre las fases más largas del proyecto.
- wrike para diseñadores que tienen un equipo y una lista de clientes en crecimiento y quieren ofrecerles más flexibilidad.
Características
Asegúrese de pensar en las características que más le importan y que le ayudarán a adquirir el grado de control que desea sobre los proyectos. Aquí hay algunas características notables de estas plataformas de gestión de proyectos:
ásana
- Vistas de calendario, lista y kanban
- Área de chat interno
- Creación de tareas y subtareas
- Clonación de tareas y proyectos
- Organización por color
- Gestión de tareas de arrastrar y soltar
- Integrar software de seguimiento de tiempo
Trello
- Vista Kanban
- Chatea directamente dentro de las tarjetas
- Use tarjetas para crear tareas o agregue listas de verificación a tarjetas individuales
- Organización de arrastrar y soltar
- Clonación de tarjetas y listas
wrike
- Vistas de tabla, lista y tablero kanban
- Bandeja de entrada interna para comunicaciones directas con el equipo y los clientes
- Lista de tareas personales o acceso a proyectos completos
- Establecer plazos completos para cada tarea
- Personalizar el estado de las tareas
- Exporte listas y utilícelas como plantillas reimportables
Antes de actualizar a cualquier herramienta premium, tómese un tiempo para familiarizarse con el producto base (gratuito). Una vez que haya encontrado uno que le quede bien, puede actualizar cuando sea el momento adecuado.
Plantillas para flujos de trabajo mejorados
Hay tantas cosas geniales que resultan del uso de herramientas de gestión de proyectos para un flujo de trabajo de diseño web:
- Centralización de comunicaciones, archivos, actualizaciones de estado, etc.
- Mayor control sobre los proyectos y todas las tareas asociadas
- Mejor cumplimiento de los horarios.
- Mejora de la comunicación con clientes y equipos.
- Colaboración más eficiente
- Mayor responsabilidad de todas las partes involucradas
- Resultados más consistentes y de mayor calidad.
- Automatización del flujo de trabajo
Creo que cada uno de los puntos anteriores, excepto quizás el último, son obvios cuando observa cómo funcionan estas herramientas de gestión de proyectos. Sin embargo, si alguna vez soñó con trabajar menos y ganar más dinero, realmente debería aprovechar la automatización.
Específicamente, estoy hablando de plantillas de gestión de proyectos.
Para demostrar este punto, usaré Trello para crear tableros de proyectos, flujos de trabajo y listas de verificación preconfigurados. Siga para ver lo fácil que es hacer esto con las herramientas de gestión de proyectos:
1. Crear un nuevo tablero
En la esquina superior derecha, seleccione «Crear tablero».
Nómbrelo, agregue su equipo y cree.
2. Crear Fases del Proyecto
Esto es con lo que comenzarás:
Para crear sus fases (conocidas como «Listas» en Trello), comience a escribir.
Haz los cubos tan grandes o tan pequeños como quieras. La estructura organizativa y el flujo de trabajo dependen de usted.
3. Agregar Tareas a las Fases
En la siguiente parte, puedes decidir qué tan amplia o específica quieres que sea cada tarea (o tarjeta). Para mi propia organización, asigno una tarea a una tarjeta:
Sin embargo, es posible que prefiera crear una tarea amplia y luego dividir los pasos dentro de la tarjeta utilizando la función de lista de verificación:
Nuevamente, depende de usted decidir cómo desea administrar sus proyectos aquí.
4. Copia la plantilla
Con la carpeta, las fases y las tareas de su proyecto desglosadas, esta plantilla ahora está lista para que la use.
Para copiar un proyecto (tablero), haga clic en «…Mostrar menú» en la parte superior derecha. Expande la opción “…Más”. Luego, seleccione «Copiar tablero».
Para copiar solo una de las fases de su proyecto (listas), haga clic en «…» en la esquina superior derecha de la lista. Seleccione «Copiar lista».
Y para copiar una tarea individual (tarjeta), haga clic en el botón «Copiar» en Acciones.
Si puedes creerlo, es realmente tan fácil como eso. Simplemente divida su flujo de trabajo como mejor pueda administrarlo. Entonces, ¡cópialo!
Terminando
Si ha estado usando herramientas de administración de proyectos ineficientes o ha confiado en demasiadas hojas de cálculo para mantener todo en orden hasta ahora, es hora de un cambio. Hay tanto que puede hacer con la herramienta de administración de proyectos adecuada, sin mencionar los beneficios de ahorro de tiempo y aumento de ganancias que se obtienen al crear plantillas para su proceso con ellos.