驴Quieres usar WordPress para administrar tus archivos y documentos?
Es posible que tenga hojas de c谩lculo, im谩genes y otros documentos que necesite compartir con el resto de su equipo. Al cargar estos archivos en WordPress, puede colaborar f谩cilmente con otras personas o simplemente mantener estos documentos al alcance de la mano en el panel de control de WordPress.
En este art铆culo, le mostraremos c贸mo usar WordPress como un sistema de gesti贸n de archivos o de gesti贸n de documentos.
驴Por qu茅 usar WordPress para administrar documentos y archivos?
Es f谩cil perder el rastro de los documentos cuando utiliza muchas herramientas diferentes. Por ejemplo, puede compartir borradores con una plataforma como Google Drive, realizar un seguimiento de las ediciones con una herramienta como Asana y comunicarse con editores y blogueros invitados mediante Slack.
El problema es que es f谩cil perder la pista de un proyecto cuando se utilizan tantas herramientas diferentes. Al usar WordPress para administrar sus documentos, puede mantener todo en un solo lugar. Esto le ahorrar谩 tiempo y esfuerzo, y se asegurar谩 de que nunca pierda archivos importantes.
Dicho esto, veamos c贸mo usar WordPress para administrar tus documentos y archivos f谩cilmente.
Configuraci贸n de su sistema de gesti贸n de documentos de WordPress
La forma m谩s f谩cil de configurar un sistema de gesti贸n de documentos en WordPress es usando Revisiones de documentos de WP. Este complemento le permite trabajar en archivos con otras personas, almacenar documentos en l铆nea y ver un historial de revisi贸n completo para cada documento.
Lo primero que debe hacer es instalar y activar el complemento. Para obtener m谩s detalles, consulte nuestra gu铆a paso a paso sobre c贸mo instalar un complemento de WordPress.
Tras la activaci贸n, ver谩 una nueva opci贸n ‘Documentos’ en el men煤 de la izquierda. Para subir un documento a WordPress, dir铆jase a Documentos 禄 Todos los documentos. Luego, haga clic en el bot贸n ‘Agregar documento’.
A continuaci贸n, debe darle un t铆tulo al documento. Esto deber铆a ser algo que lo ayude a identificar el documento, especialmente si comparte el panel de WordPress con otras personas, como blogueros invitados.
Una vez hecho esto, haga clic en el bot贸n ‘Cargar nueva versi贸n’.
Esto abre la ventana emergente ‘Cargar documento’, que funciona de manera similar a la biblioteca multimedia est谩ndar de WordPress.
Puede arrastrar y soltar su documento en la ventana emergente o hacer clic en ‘Seleccionar archivo’ y luego elegir un archivo de su computadora.
WP Document Revisions ahora cargar谩 el archivo en WordPress.
Una vez hecho esto, puede establecer el estado del flujo de trabajo del documento. Si comparte el tablero con otras personas, esto les permite a todos saber que el documento es un borrador inicial, en revisi贸n, en progreso o en alg煤n otro estado. Esto puede ayudarlo a evitar malentendidos y mejorar el flujo de trabajo editorial en blogs de WordPress de varios autores.
Simplemente abra el men煤 desplegable en ‘Estado de flujo de trabajo’ y luego elija una opci贸n de la lista.
A continuaci贸n, es posible que desee agregar una descripci贸n, que ayudar谩 a otros usuarios a comprender de qu茅 se trata el archivo.
Para hacer esto, simplemente escriba en el editor de texto. Esta secci贸n incluye todas las opciones de formato de texto est谩ndar, por lo que puede agregar un enlace y crear vi帽etas y listas numeradas, as铆 como agregar formato de negrita y cursiva y m谩s.
Tambi茅n puede agregar una imagen de documento, que puede ayudar a los usuarios a comprender el archivo o proporcionar informaci贸n adicional, similar a un 铆ndice o ap茅ndice.
El proceso es similar a agregar una imagen destacada a las publicaciones y p谩ginas de WordPress. Simplemente seleccione ‘Establecer imagen de documento’ y luego elija una imagen de la biblioteca de medios o cargue un nuevo archivo desde su computadora.
Cuando carga un archivo, WP Document Revisions lo marca como propietario del documento.
Para asignar este archivo a otra persona, simplemente abra el men煤 desplegable ‘Propietario’ y elija un nuevo usuario de la lista. Esto puede ayudar a mantener sus documentos organizados, especialmente si ha agregado muchos usuarios y autores a su blog de WordPress.
De forma predeterminada, WP Document Revisions publicar谩 el archivo de forma privada, por lo que solo los usuarios registrados pueden verlo.
Otra opci贸n es publicar el documento en su sitio web de WordPress, para que las personas puedan acceder a 茅l sin iniciar sesi贸n en el tablero.
Incluso si publica el documento, sigue siendo una buena idea agregar una contrase帽a haciendo clic en el enlace ‘Editar’ junto a ‘Visibilidad’.
Luego, seleccione ‘Protegido con contrase帽a’ y escriba una contrase帽a segura en el campo ‘Contrase帽a’.
Una vez hecho esto, haga clic en ‘Aceptar’ para guardar los cambios.
驴No quieres usar una contrase帽a? Luego puede seguir el mismo proceso descrito anteriormente, pero esta vez seleccione ‘P煤blico’.
No importa c贸mo publique el archivo, WP Document Revisions mostrar谩 su URL directamente debajo del t铆tulo. Las personas pueden ver el archivo visitando esta URL.
Para crear un enlace permanente personalizado, haga clic en el bot贸n ‘Editar’.
Luego, escriba la nueva URL y haga clic en ‘Aceptar’.
Cuando est茅 satisfecho con la informaci贸n que ingres贸, haga clic en el bot贸n ‘Actualizar’ para guardar su configuraci贸n.
Gesti贸n de revisiones de documentos y estados de flujo de trabajo en WordPress
WP Document Revisions tambi茅n tiene potentes funciones de control de versiones. Esto puede ayudarlo a colaborar con otras personas al mostrar el historial completo de un documento. Incluso puede abrir versiones anteriores del archivo y restaurar una versi贸n anterior en cualquier momento.
Cada vez que carga o actualiza un documento, puede escribir una nota en el Resumen de revisi贸n.
Estas notas aparecer谩n en el registro de revisi贸n en la parte inferior de la pantalla, junto al nombre de la persona que realiz贸 la actualizaci贸n.
Si la actualizaci贸n incluy贸 una nueva carga de archivo, tambi茅n ver谩 un enlace ‘Revertir’.
Simplemente haga clic en el enlace para restaurar esta versi贸n del documento. Incluso si vuelve a una versi贸n anterior del archivo, el historial permanecer谩 intacto para que no pierda ninguna informaci贸n.
Personalizaci贸n y creaci贸n de sus propios estados de flujo de trabajo
Los estados de flujo de trabajo facilitan ver si un documento es un borrador inicial, en progreso o alg煤n otro estado. De manera similar a c贸mo guarda las publicaciones de blog como borradores o publicadas, los estados pueden mejorar el flujo de trabajo editorial.
WP Document Revisions viene con cuatro estados de flujo de trabajo predeterminados: final, en progreso, borrador inicial y en revisi贸n. Es posible que deba cambiar estos estados predeterminados o agregar m谩s estados. Por ejemplo, si est谩 creando un portal de clientes, puede establecer el estado 芦en revisi贸n del cliente禄.
Para cambiar los estados del flujo de trabajo, vaya a Documentos 禄 Estados de flujo de trabajo. Si desea personalizar un estado existente, simplemente desplace el cursor sobre 茅l y haga clic en el bot贸n ‘Editar’.
Esto abre un editor donde puede cambiar el nombre, el slug y la descripci贸n del estado del flujo de trabajo. Esto es similar a c贸mo editas categor铆as y etiquetas en WordPress.
Una vez que haya terminado de hacer los cambios, haga clic en el bot贸n ‘Actualizar’.
Tambi茅n puede agregar nuevos estados de flujo de trabajo.
En Documentos 禄 Estados de flujo de trabajo, escriba un nuevo nombre, slug y descripci贸n. Luego, haga clic en el bot贸n ‘Agregar nuevo estado de flujo de trabajo’.
Gesti贸n de roles de usuario y acceso a documentos en WordPress
WP Document Revisions asigna diferentes capacidades de edici贸n de documentos a las personas, seg煤n su rol de usuario. Por ejemplo, los autores no pueden editar documentos publicados por otras personas ni leer documentos publicados de forma privada.
Los permisos predeterminados deber铆an ser adecuados para la mayor铆a de los sitios web. Sin embargo, si desea revisar y cambiar alguna de estas configuraciones, la forma m谩s f谩cil es usarmiembros. Este complemento le permite personalizar los permisos para cada rol de usuario e incluso crear roles completamente nuevos.
Lo primero que debe hacer es instalar y activar Miembros. Para obtener m谩s detalles, consulte nuestra gu铆a paso a paso sobre c贸mo instalar un complemento de WordPress.
Tras la activaci贸n, vaya a laMiembros 禄 Funcionesp谩gina para ver todos los diferentes roles de usuario en su sitio web de WordPress.
Aqu铆, pase el mouse sobre el rol de usuario que desea modificar.
Luego puede continuar y hacer clic en ‘Editar’ cuando aparezca, lo que abre el editor de roles de usuario.
La columna de la izquierda muestra todos los diferentes tipos de contenido, como bloques reutilizables y productos de WooCommerce.
En el men煤 de la izquierda, haga clic en ‘Documentos’.
Ahora ver谩 todos los permisos que tiene este rol de usuario, como la capacidad de eliminar los archivos de otra persona o editar sus propios documentos.
Simplemente haga clic en la casilla de verificaci贸n ‘Otorgar’ o ‘Denegar’ para cada permiso.
Cuando est茅 satisfecho con los cambios que ha realizado, haga clic en ‘Actualizar’.
Para obtener una visi贸n m谩s detallada del complemento Miembros, consulte nuestra gu铆a sobre c贸mo agregar o eliminar capacidades a los roles de usuario en WordPress.
Despu茅s de instalar este complemento, incluso puede controlar qui茅n tiene acceso a cada documento. Simplemente dir铆gete a Documentos 禄 Todos los documentos.
Aqu铆, coloque el cursor sobre cualquier archivo y haga clic en el enlace ‘Editar’ cuando aparezca.
Ahora, despl谩cese hasta el nuevo cuadro ‘Permisos de contenido’. Aqu铆 encontrar谩 una lista de todos los roles de usuario en su blog o sitio web de WordPress.
Simplemente marque la casilla junto a cada rol que necesita acceder a este documento.
En esta secci贸n, tambi茅n ver谩 una pesta帽a de Membres铆as pagas. Esto le permite restringir el acceso a los miembros que pagan.
Para obtener m谩s informaci贸n, consulte nuestra gu铆a definitiva para crear un sitio de membres铆a de WordPress.
Cuando est茅 satisfecho con los cambios, haga clic en ‘Actualizar’ para guardar la configuraci贸n.
Esperamos que este art铆culo le haya ayudado a aprender a usar WordPress para la gesti贸n de documentos o la gesti贸n de archivos. Tambi茅n puede consultar nuestra gu铆a sobre c贸mo crear una direcci贸n de correo electr贸nico comercial gratuita y nuestra selecci贸n experta del mejor software de chat en vivo para peque帽as empresas.
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La publicaci贸n C贸mo usar WordPress para la gesti贸n de documentos o la gesti贸n de archivos apareci贸 por primera vez en AprenderWP.
Fuente: C贸mo usar WordPress para la gesti贸n de documentos o la gesti贸n de archivos