Has hecho el trabajo duro: has tomado la iniciativa y los has convertido en un cliente que paga. ¡Felicitaciones! Ahora, usted tiene que construir su sitio web.
¿Pero es tan simple? ¿El cliente firma el contrato e inmediatamente te pones a trabajar en el diseño del sitio web?
Sin duda, podría abordar el inicio de un proyecto de diseño web de esa manera. Sin embargo, se estaría perdiendo los enormes beneficios de tener un proceso de incorporación bien diseñado.
Para cuando tenga un contrato firmado en la mano, ya ha establecido algunas expectativas básicas con su cliente. Está bien. Nunca querrá entablar una relación con un cliente si él (o usted) no sabe en lo que se está metiendo.
La incorporación fortalece aún más el trabajo preliminar básico que ha establecido.
Use esta lista de verificación de incorporación para asegurarse de que cada uno de sus proyectos de diseño web tenga un comienzo lo más sólido posible.
Paso 1: Duplique su plantilla de gestión de proyectos
Este primer paso asume que tiene una plantilla de proyecto de diseño web. Si aún no ha creado uno, le recomiendo encarecidamente que lo haga. Cada proyecto que emprendas tendrá la misma estructura básica, así que ¿por qué no te ahorras la molestia de tener que recrearlo cada vez?
Independientemente del software de gestión de proyectos que utilice, duplicar su plantilla es fácil.
En Trello hará clic en «Mostrar menú»:
Luego, “Copiar Tablero”:
Nómbrelo con el nombre del nuevo cliente y haga clic en «Crear».
o, en ásana haga clic en el icono «Más» (tres puntos):
Luego, “Proyecto duplicado”:
Nómbrelo con el nombre del nuevo cliente y luego haga clic en «Crear nuevo proyecto».
Agregue ahora a la carpeta a los miembros del equipo que trabajarán en el trabajo.
Paso 2: Guarde los documentos del proyecto en la carpeta
Centralice todos sus documentos, comunicaciones y entregables en la nueva carpeta de gestión de proyectos. Comience con el alcance del trabajo (SOW), la propuesta y cualquier nota que haya recopilado sobre el cliente antes de la firma del contrato.
Paso 3: programe una llamada de inicio con la parte interesada clave
Si aún no lo ha hecho, identifique quién es la parte interesada clave del lado del cliente. Idealmente, esta es una persona. ¿Es el director general? ¿El administrador de marketing? ¿Un director de proyecto? Cualquiera que sea la persona con la que tratará a lo largo del proyecto (es decir, el tomador de decisiones) debe ser quien asista a la llamada inicial.
Esto agilizará todas las comunicaciones durante el proyecto para garantizar que no tenga que responder a solicitudes o comentarios de varias partes.
Paso 4: Refuerce las expectativas durante la llamada de lanzamiento
En el transcurso de 30 minutos, es su trabajo comunicar brevemente lo que el cliente puede esperar de usted en el transcurso del trabajo mientras refuerza lo que necesita de ellos para que esto suceda.
Esto significa hablar de cosas como:
- Su proceso;
- Línea de tiempo del proyecto;
- El proceso de retroalimentación;
- Hitos y llamadas de progreso;
- Una introducción a su software de gestión de proyectos (si puede hacerlo a través de una pantalla compartida en vivo, eso sería lo mejor).
Aquí también es cuando reforzará la pieza de rendición de cuentas haciéndoles saber que la «tarea» seguirá en breve.
Paso 5: Envía el Cuestionario de Bienvenida
En el cuestionario de bienvenida que envíe después del inicio, explíquele al cliente que no tiene que preocuparse por nada en términos de crear un sitio web hermoso para su negocio. Ese es tu trabajo. Sin embargo, necesita ciertas cosas de ellos para hacer bien el trabajo.
Aunque ya no construyo sitios web para clientes, sigo usando el mismo proceso de incorporación para mis clientes de redacción publicitaria. Aquí está el correo electrónico de bienvenida que les envío (no dude en adaptarlo a sus propias necesidades):
Bienvenido a bordo, [client name]!
¡Estoy muy emocionada de comenzar y espero que tú también lo estés!
Sé lo doloroso que es crear contenido para tu propia marca, así que estoy feliz de que me lo hayas confiado.
A medida que nos mudamos aquí, le pediré algunas cosas:
Complete esto dentro de los próximos siete días. Si tengo alguna pregunta, me pondré en contacto tan pronto como pueda.
Es sucinto y deja que el cliente sepa que no estoy pidiendo mucho. Luego les envío un cuestionario de Formularios de Google para recopilar todos los detalles, documentos e inicios de sesión restantes que necesito de ellos:
personalmente, me encanta Formularios de Google para la incorporación de clientes de redacción publicitaria, pero es posible que desee utilizar algo como Trampa de contenido si espera recibir muchos recursos de diseño y contenido.
En términos de lo que pides? Depende de cuánto esté haciendo por el sitio web, pero le sugiero que comience con estos:
- Inicie sesión en su sistema de administración de contenido y panel de control (además, inicie sesión en integraciones de terceros si las necesita)
- Logo
- Directrices de la marca
- 3-5 sitios web que les gusta el aspecto de
- Los sitios web de los 3 principales competidores
- Imágenes, videos y otros recursos de la marca
- Páginas del sitio web (navegación)
- Contenido (si lo están escribiendo)
No empieces ninguna obra hasta que recibas todo lo que te deben. Una de las razones por las que tiene un proceso de incorporación es para que no se demoren y provoquen retrasos más adelante.
Paso 6: generar el informe creativo
En función de todo lo que sabe sobre el cliente, su público objetivo y los objetivos del sitio web, ahora debe generar el resumen creativo.
Este es un documento sucinto que establece los detalles y el plan para el sitio web. Garantiza que todas las partes, usted, su equipo (si tiene a otros trabajando para usted) y el cliente, estén en sintonía y de acuerdo con lo que se debe hacer. De esa manera, si surgen preguntas o desacuerdos más adelante, el resumen creativo disipará cualquier duda.
Debes incluir lo siguiente:
- Título (es decir, nombre del sitio web)
- resumen del proyecto
- Fecha de inicio
- fecha de finalización proyectada
- Entregables
- Problemas a resolver
- Metas objetivos
- Público objetivo
- Hitos del proyecto y fechas de vencimiento
Además, si tiene la costumbre de crear paneles de inspiración para los clientes, puede enviarlos con el informe creativo.
Asegúrese de obtener una firma de aprobación antes de continuar. holafirmar puede ayudarle a hacer esto fácil y económicamente.
Paso 7: programar llamadas de progreso
Una última cosa que debe hacer es programar llamadas de progreso con el cliente. Puede parecer demasiado pronto para hacer esto, pero en realidad no lo es.
Tienes una fecha de inicio y finalización del proyecto. Tienes hitos proyectados. Al programar llamadas de progreso para cada hito ahora, puede poner el sitio web en el radar de todos, lo que mantendrá a todos los involucrados (incluido el cliente) responsables del proyecto.
Una vez que su cliente haya aceptado las invitaciones, ¡es hora de comenzar a asignar tareas en su software de gestión de proyectos y ponerse a trabajar!
Los beneficios de la incorporación
Piense en todas esas veces que un cliente no pudo entregar algo que le debía (como inicios de sesión, logotipos o contenido), y cómo eso retrasó la línea de tiempo de su proyecto.
Piense en todas esas veces que un cliente dijo: «Lo odio» o pidió una quinta o sexta ronda de revisiones a pesar de que claramente no sabía lo que realmente quería.
Piensa en todas esas veces que te saltaste un paso y tuviste que retroceder una vez que estabas inmerso en el proceso de diseño.
La incorporación de clientes de diseño web lo ayuda a evitar problemas comunes y fortalecer su flujo de trabajo al:
- Documentar y almacenar todo en un lugar centralizado;
- Establecer y reforzar las expectativas del cliente;
- Prevención de la fluencia del alcance;
- Diseñar sitios web con mejores resultados;
- Aumentar la confianza en su negocio.
A medida que refine este proceso de incorporación predecible, podrá completar proyectos de sitios web de manera más eficiente, lo que, a su vez, generará mayores márgenes de beneficio.
Y si desea asegurarse de que el final de su proyecto sea tan fluido como el comienzo, consulte nuestros 5 consejos para desvincular con éxito proyectos de diseño web.
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